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La entidad que transfiere los documentos deberá presentar al archivo general de la nación o el archivo general territorial un plan de transferencias documentales de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas por el archivo general de la nación. Para envíos en tiempo inferior, se debe establecer de común acuerdo con el agn (decreto 1080/2015 artículo 2.8.2.11.1). Las tablas de retención documental son un instrumento que refleja las funciones de cada dependencia de la función pública, definen qué documentos conforman el archivo, regulan la transferencia del archivo de gestión al archivo central y determinan la disposición final de la documentación.
De este modo, el plan de transferencias documentales, se realiza con el fin de establecer los lineamientos necesarios, implementando y regulando los procesos, procedimientos y actividades para optimizar eficazmente el sistema de archivos de la entidad. Las transferencias secundarias al archivo general de la nación se realizan cada diez años Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la tabla de retención documental, con miras a su conservación permanente, selección o eliminación.
La fase “verificar” comprende las actividades de autocontrol que realicen las dependencias responsables de la ejecución de las actividades, los seguimientos que realice el grupo de archivo y gestión documental a las unidades administrativas, así como el seguimiento que realice la oficina de control interno a la ejecución de este. En esta guía se define el paso a paso para la organización de los archivos de acuerdo con las tablas de retención documental trd, para realizar adecuadamente las transferencias documentales.
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